업무 효율화란?
업무 효율화란, 사업 운영에 있어서의 「무리」 「무다」 「무라」를 생략하는 대처를 가리킵니다. 다음은 그 예입니다.
· 실현 가능한 스케줄로 업무 수행
・재료나 기기, 인원이나 시간을 필요 이상으로 사용하지 않는다
・ 생략할 수 있는 작업은 생략한다
・달마다의 파도를 경감한다
・성과물의 레벨을 맞춘다
이 때문에 단순히 같은 작업을 단시간에 행할 수 있도록 한다는 의미가 아니라는 점에 주의가 필요합니다. 업무 효율화를 완수하기 위해서는 스케줄의 재검토나 손 대기 시간의 삭감, 작업 순서의 표준화 등의 대처도 필요합니다.
업무 효율화를 행하는 이점
업무 효율화는 사업 운영에 다양한 이점을 제공합니다. 대표적인 예는 다음을 포함합니다.
・업적이 오른다
・지금 있는 설비를 유효 활용할 수 있어 설비 투자를 억제할 수 있다. 경비도 절감 가능
・신규 사업이나 기존 사업의 강화에 인원을 나눈다
・종업원의 동기와 노력, 인내에 의지한 경영으로부터 탈각할 수 있다
・잔업대나 휴일 출근 등, 인건비를 삭감할 수 있다
・업무의 속인화를 막는다
・종업원의 동기 부여를 업할 수 있어 보다 높은 퍼포먼스를 얻을 수 있다
업무 효율화는 보다 적은 자금으로 보다 높은 효과를 올릴 수 있을 뿐만 아니라, 워크·라이브·밸런스를 중시한 일하기 쉬운 직장 만들기에도 공헌할 수 있는 수법입니다.
업무 효율화는 개인에서도 진행된다
업무 효율화는 조직에서 작업하는 것이 효과적입니다. 전사에서 임하면 더 큰 효과를 올릴 수 있기 때문에 가능한 한 큰 조직 단위로 실시하는 것이 좋습니다.
한편 업무 효율화는 개인의 대처로 일정한 효과를 올릴 수 있는 것도 놓칠 수 없는 포인트입니다. 소속된 조직이 업무 효율화에 소극적인 경우라도 포기할 필요는 없습니다. 우선 스스로 할 수 있는 효율화에 임해, 성과가 나온 수법을 다른 멤버등에 가로 전개하는 것도 하나의 방법입니다.
업무 효율화는 생산성 향상을 실현하는 방법 중 하나
업무 효율화와 생산성 향상은 매우 유사한 사용 방법이 됩니다. 그러나 각각의 의미는 다음과 같이 다릅니다.
・업무 효율화는 「무리」 「낭비」 「무라」를 없애고, 비용을 억제한다
・생산성 향상은 보다 적은 경영 자원으로, 보다 큰 성과를 목표로 한다
업무 효율화는 수단이나 수법, 코스트 삭감에 주목하는 한편, 생산성 향상은 성과에 주목한다고 할 수 있습니다. 업무 효율화는 그 자체가 증수나 증익에 직결하는 것은 아닙니다. 그러나 실시하는 것으로 생산성 향상을 실현하기 쉬워져, 실적 업을 가져오는 계기가 됩니다.
개인에서도 할 수 있는 4가지 업무 효율화 기법
아까 해설한 대로, 업무 효율화는 개인에서도 행할 수 있습니다. 여기에서는 네 가지 방법을 소개하고 각각의 포인트를 설명합니다.
업무와 일정을 ‘보이게’
업무 효율화의 첫걸음은 맡겨진 업무는 무엇인지, 또 마감일 등의 스케줄이나 발생하는 빈도를 파악하는 것입니다. 이를 위해서는 다음 방법을 사용하여 자신이 담당하는 업무를 “보이게”하는 것이 효과적입니다.
· 종이 등에 목록으로 내보내기
· 그림이나 표 등을 사용하여 이해하기 쉽습니다.
「보이게 」한 결과, 생각했던 것 이상으로 많은 업무를 담당하고 있었다는 것을 깨닫는 분도 많을 것입니다. 현재 상태를 파악하는 것은 다양한 업무 효율화의 수법을 성공시키는 전제조건이 되기 때문에 매우 중요합니다.
우선순위를 정하고 행한다
업무에는 반드시 마감일이 있습니다. 한편으로 여러분 중에는, 매일의 다양한 업무를 담당하고 있는 분도 많을 것입니다. 생각나는 대로, 또는 하기 쉬운 업무로부터 진행해 나가면, 마감에 늦지 않는 업무가 발생할 가능성이 있습니다. 그 결과, 다른 부서나 거래처에 폐를 끼쳐 버릴 수 있습니다.
이러한 사태를 막기 위해서는 업무의 중요도나 마감까지의 일수, 완료까지 걸리는 기간을 고려하여 우선순위를 매겨 실시하는 것이 중요합니다.
수동화
절차와 노하우를 수동으로 정리하고 시각화하는 것도 좋은 방법 중 하나입니다. 다음과 같이 업무 효율화에 크게 기여합니다.
・언제라도 올바른 방법으로 업무를 행할 수 있다. 실수도 방지 가능
・다른 사람에게 맡기는 경우도, 매뉴얼을 건네주면 끝나기 때문에 부드럽게
・신인에의 연수도 편해진다
・업무의 속인화를 막는다
새로운 업무를 매번 맨투맨으로 가르치면 큰 타임 로스가 됩니다. 매뉴얼이 있으면 「우선, 이 매뉴얼을 읽어 봅시다」로 끝나는 것은 큰 메리트. 교육에 걸리는 시간을 크게 줄일 수 있고, 작업의 표준화라는 관점에서도 냄새에 도움이 됩니다.
자동화
담당하는 업무가 정형화되고 있는 경우는, 자동화에 의해 대폭으로 효율화할 수 있습니다. Excel의 매크로는 대표적인 방법이며 버튼 하나로 몇 번이라도 올바르게 처리할 수 있다는 장점. 같은 작업을 반복하는 고통에서 해방되는 점도 놓칠 수 없습니다.
최근에는 IT 엔지니어에 의존하지 않고, 현장에서 업무에 필요한 툴을 작성할 수 있는 「Power Apps」나, 자동화 툴인 「Power Automate Desktop」도 활용할 수 있습니다. 이러한 활용도 업무 효율화에 크게 기여합니다.
조직에서 다루어야 할 7가지 업무 효율화 기법
업무 효율화는 조직에서 실시함으로써 보다 많은 방법을 선택할 수 있습니다. 게다가 보다 큰 효과를 올릴 수 있는 것도, 많은 기업이 임하는 이유의 하나.
여기에서는 7개의 수법을 소개해, 각각의 메리트와 실시할 때의 포인트를 해설해 갑니다.
업무의 「무리・무다・무라」를 체크한다
업무의 「무리・무다・무라」는 업무 효율을 낮추는 주요 요인입니다. 이들을 줄임으로써 직원을 보다 중요한 업무에 할당함과 동시에 설비의 유효 활용도 가능하다. 수익 향상에 기여합니다.
이러한 이유로 기업과 조직은 모든 업무를 성역없이 확인하고 개선하는 것이 중요합니다. 이것은 주요 또는 관습으로 오랫동안 이루어져 온 업무도 예외는 아닙니다. 효율적인 업무가 있다면 적극적으로 검토해 봅시다.
특히 회의나 회의는 참가자가 많은 것, 사전의 자료 작성에 시간을 소비하는 것으로부터, 낭비가 되었을 경우의 영향이 큰 것이 특징입니다. 중점적으로 확인하는 것이 좋습니다.
분업이나 다능공, 업무에 따라 적절히 선택
제조 현장에서 업무 효율화를 진행시키는 대표적인 수법으로 분업과 다능공이 있습니다. 각각의 특징은 다음과 같습니다.
・분업은 공정마다 담당자를 나누는 것으로, 효율을 올린다. 대량 생산을 향해
・다능공은 혼자서 복수의 공정을 담당하는 것으로, 효율을 업한다. 다품종 소량 생산에 적합
양자는 1장 1단이 있기 때문에 어느 쪽이라도 뛰어나지는 않습니다. 각각의 특징과 장점을 파악한 후, 귀사의 업무나 사정에 맞는 적절한 방법을 선택해 보세요.
사내 데이터 및 정보 공유
사내 데이터, 정보, 지식을 공유함으로써 개별 지식과 지혜는 조직 지식으로 바뀝니다. 사업의 효율적인 운영에서 조직 지식을 늘리는 것이 중요합니다.
・일의 속인화를 방지할 수 있어 정확한 대응을 스피디하게 할 수 있다
・사람에 의해서, 방법이나 고객 대응이 편차라고 하는 사태를 초래하지 않는다
· 같은 도구를 여러 사람이 만들어 버리는 낭비를 방지
・「다른 멤버가 실패한 곳을 자신도 실패한다」라는 사태를 막는다
정보 공유를 할 때는 파일을 사용하기 쉽지만 클라우드 서비스와 그룹웨어를 활용하는 것도 추천합니다.
툴의 도입이나 시스템화를 실시한다
IT가 관련되는 업무의 경우는, 툴의 도입이나 시스템화를 실시해, 효율화를 도모하는 것도 하나의 방법입니다. 적극적인 도입으로 다음과 같은 효과를 얻을 수 있습니다.
・인해 전술에 의지하지 않아서 소인수로 업무를 수행 가능. 24시간 대응도 할 수 있다
・단시간에 아웃풋을 얻을 수 있다
· 아티팩트가 균질화되고 불균일이 사라집니다.
・원가를 줄일 수 있는 경우가 많다
시스템화는 오리지널 소프트웨어 개발로 실현하는 것도 가능합니다. 그러나 보다 높은 효과를 높이기 위해서는 업무의 재검토를 실시한 뒤, 패키지 소프트나 클라우드 서비스의 활용을 추천합니다.
좋은 직장 환경을 유지
좋은 직장 환경을 유지함으로써 직원의 동기 부여가 향상되어 업무 효율화의 추진으로 이어집니다. 평가를 공정하게 행하는 것과 동시에, 활발한 커뮤니케이션을 취해 정보 공유를 행하는 것도 중요한 포인트입니다.
특히 실수가 발생한 경우의 대응은 중요합니다. 엄격히 꾸짖으면 실수를 보고하지 않게 되고, 되돌릴 수 없는 사태로 이어질 수 있습니다. 이 때문에 어떻게 하면 실수를 반복하지 않을까 생각하는 것이 중요합니다. 실수가 발생한 원인을 파악하고 재발 방지 방법을 검토하고 적절한 피드백을 수행하는 것이 필수적입니다.
적재 적소의 인원 배치를 행한다
각 직원은 자신있는 분야와 불가능한 분야를 가지고 있습니다. 직원 본인이 가질 수 있는 능력을 살릴 수 없는 사태는 기업에게도 좋은 결과를 가져오지 않습니다. 그 결과, 사내를 찾으면 적임자가 있는데도 경험자의 모집을 행해 버릴 우려도 있습니다.
실적 향상에는 종업원의 뛰어난 스킬을 발휘하는 것이 필수적입니다. 이 점에서 직원의 적성을 파악하고 적재 적소의 인원 배치를 행하는 것이 중요합니다. 또 사내에 묻혀 있는 인재가 없는지, 중얼거림에 체크하는 것도 추천합니다.
업무 외주
사업 운영에 필요한 업무 속에는 핵심 업무가 아닌 한편 전문적인 노하우가 필요한 업무도 있습니다. 이러한 업무는 외주하는 것도 하나의 방법입니다. 외주비는 필요하지만 다음과 같은 이점을 얻을 수 있습니다.
・자사에 모든 분야의 전문가를 둘 필요가 없기 때문에, 인건비를 삭감할 수 있다
・업자가 가진 스케일 메리트를 살려, 외주비를 억제할 수 있는 경우가 있다
・스페셜리스트의 지견을 살릴 수 있다
업무의 내용과 홈페이지제작비용, 인원과의 밸런스를 생각한 다음, 필요에 따라서 검토해 주세요.
적절한 방법을 선택하고 업무 효율화 실현을 목표로
업무 효율화는 다양한 방법으로 실현할 수 있습니다. 그러나 두 가지 방법 모두 귀사의 업무와 일치하고 직원의 힘을 활용할 수 있다는 것이 중요합니다.
실적 업에 연결하기 위해서는 업무의 특징을 파악함과 동시에 모든 업무에 대해 「무리」 가 없는지, 확실히 점검하는 것이 빠뜨릴 수 없습니다. 또한 직원이 가진 노하우와 반응형웹제작기술, 경험 등을 알고 활용하는 것도 중요합니다. 게다가 실현 가능한 수법을 선택해, 가능한 곳에서 실시해 갑시다.